Een werkrooster maken is niet altijd even makkelijk, vooral als je te maken hebt met veel verschillend personeel, diverse functies en verschillende shifts. Wel is het belangrijk om deze taak goed uit te voeren, omdat dit structuur geeft aan het bedrijf, de medewerkers en de werkgevers. Als planner wil je natuurlijk rekening houden met iedereen, maar dat gaat niet altijd. Het is een hele puzzel om dit voor elkaar te krijgen. Daarom geven wij in dit artikel een aantal tips om het maken van een personeelsplanning eenvoudiger te maken.
Houd rekening met wensen en behoeftes van personeel
Allereerst is het belangrijk om goed te luisteren naar de wensen en behoeftes van het personeel. Het is goed om te weten wanneer iedereen beschikbaar is en wanneer iedereen het liefste werkt. Hierdoor maak je de medewerkers blij en voorkom je roosterwijzigingen. Daarnaast voelen medewerkers zich gehoord en zullen uiteindelijk ook productiever zijn in hun werk.
Communiceer goed en maak het rooster toegankelijk
Als planner is het ook belangrijk dat je goed communiceert over de planning en waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. Worden er op een bepaald moment meer medewerkers ingezet? Leg dan uit waarom. Dit zorgt voor meer sympathie. Ook moet je duidelijk zijn over de regels, bijvoorbeeld omtrent vrij vragen en diensten ruilen. Hierdoor moet iedereen zich aan dezelfde regels houden en is het duidelijk hoe alles te werk gaat.
Het toegankelijk maken van het rooster is ook een belangrijke factor. Hangt het rooster achter de bar of aan de muur ergens? Dit is onpraktisch. Het is verstandiger om een online planning te hebben waarbij personeel er op ieder moment en op elke plek bij kan. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wanneer zij moeten werken en maakt het het makkelijker om diensten te ruilen.
Begin op tijd met plannen
Daarnaast is het verstandig om op tijd te beginnen met de planning en hier ook over te communiceren. Dit maakt het mogelijk om rekening te houden met vrije dagen en je geeft jezelf meer tijd om om te gaan met het ruilen van diensten. Uiteindelijk geeft het minder stress.
Maak gebruik van handige tools
Om het maken van een personeelsplanning nog makkelijker te maken, zijn er verschillende tools die je kan gebruiken. Deze tools zijn overzichtelijk en helpen met het inplannen van diensten. Ook kan het personeel zelf, via bijvoorbeeld WhatsApp, aangeven wanneer beschikbaar zijn. Vaak geeft het ook de mogelijkheid dat medewerkers zelf diensten kunnen ruilen.
