Wanneer je als ZZP’er aan de slag gaat, is het verstandig om goed na te denken over hoe jij je facturen gaat opstellen. Wat moet er precies in zo’n factuur staan? En ga je deze zelf maken of heb je daar een programma als Word of Excel voor nodig? In dit artikel geven wij jou enkele handvaten!
Word of Excel
Er zijn heel veel ZZP’ers die zelf hun facturen opmaken via een programma als Word of Excel. Dit zie je vooral veel bij ZZP’ers die net zijn gestart en nog niet veel in rekening hoeven te brengen. En dit kan ook prima! Je moet alleen wel goed weten wat je moet vermelden en welke eisen de belastingdienst aan je facturen stelt.
Let bij een factuur maken zzp goed op je factuurnummer. Deze moet opeenvolgend én uniek zijn! Wanneer handmatig facturen worden aangemaakt, wilt het op dit punt nog wel eens mis gaan. Zet daarbij je factuur ook altijd om naar een PDF bestand voordat je deze verstuurt. Dan wordt de lay-out behouden en zorg je ervoor dat het factuurdocument er bij iedere ontvanger hetzelfde uitziet. Zo bewaak je de integriteit van je rekeningen.
Lay-out
Naast dat je een duidelijke specificatie van de in rekening gebrachte bedragen op je factuur moet hebben staan, is het ook verstandig te verwijzen naar een opdrachtbevestiging of contract. Vergeet niet duidelijk de betalingstermijn te vermelden en het rekeningnummer waarop het bedrag gestort kan worden bij een factuur maken.
Zorg ervoor dat de belangrijkste gegevens op de plek staan waar ze ook worden verwacht. Vermeld de factuurbedragen ex BTW, het BTW bedrag en het totaalbedrag netjes onder elkaar. Gebruik je IBAN niet alleen in de voertekst, maar gebruik deze ook in een zin. Verwijs in die zin bijvoorbeeld naar je betalingstermijn. Zo’n zin kan er bijvoorbeeld zo uitzien: ‘Wij verzoeken u deze factuur binnen 14 dagen te betalen op IBAN NLXX71XXXXXXXX o.v.v. het factuurnummer’.
Uit ervaringen blijkt dat overzichtelijke en duidelijke rekening eerder zullen worden betaald. Ook leveren zulke rekeningen minder vragen op en dus minder vertragingen in betalingen.
Online factuurprogramma
Zodra je vaker facturen moet gaan versturen, is het verstandig om dit via een online factuurprogramma of vanuit je boekhoudpakket te versturen i.p.v. deze zelf aan te maken. Hiermee wordt je factuur direct in je administratie geboekt en er kan makkelijker, zelfs automatisch, debiteurenbeheer worden gedaan. Het doen van de BTW aangifte wordt op deze manier ook een stuk eenvoudiger, omdat alle factuurbedragen en BTW bedragen apart geboekt zijn.
Hopelijk kan je nu aan de slag met het maken van je eigen factuur!
